worldlink express service co.,ltd
We link the world 
We link the world
QUY TRÌNH KHAI BÁO HẢI QUAN ĐIỆN TỬ HÀNG XUẤT
Sơ đồ tổng quan quy trình khai báo và khai sửa đổi bổ sung trong thông quan đối với hàng hóa xuất khẩu:
1. Khai thông tin xuất khẩu (EDA)
– Người khai hải quan khai các thông tin xuất khẩu bằng nghiệp vụ EDA trước khi đăng ký tờ khai xuất khẩu. Khi đã khai đầy đủ các chỉ tiêu trên màn hình EDA (109 chỉ tiêu), người khai hải quan gửi đến hệ thống VNACCS, hệ thống sẽ tự động cấp số, tự động xuất ra các chỉ tiêu liên quan đến thuế suất, tên tương ứng với các mã nhập vào (ví dụ: tên nước nhập khẩu tương ứng với mã nước, tên đơn vị xuất khẩu tương ứng với mã số doanh nghiệp…), tự động tính toán các chỉ tiêu liên quan đến trị giá, thuế… và phản hồi lại cho người khai hải quan tại màn hình đăng ký tờ khai – EDC.
Khi hệ thống cấp số thì bản khai thông tin xuất khẩu EDA được lưu trên hệ thống VNACCS.
2. Đăng ký tờ khai xuất khẩu (EDC)
– Khi nhận được màn hình đăng ký tờ khai (EDC) do hệ thống phản hồi, người khai hải quan kiểm tra các thông tin đã khai báo, các thông tin do hệ thống tự động xuất ra, tính toán. Nếu người khai hải quan khẳng định các thông tin là chính xác thì gửi đến hệ thống để đăng ký tờ khai.
– Trường hợp sau khi kiểm tra, người khai hải quan phát hiện có những thông tin khai báo không chính xác, cần sửa đổi thì phải sử dụng nghiệp vụ EDB gọi lại màn hình khai thông tin xuất khẩu (EDA) để sửa các thông tin cần thiết và thực hiện các công việc như đã hướng dẫn ở trên.
3. Kiểm tra điều kiện đăng ký tờ khai
– Trước khi cho phép đăng ký tờ khai, hệ thống sẽ tự động kiểm tra Danh sách doanh nghiệp không đủ điều kiện đăng ký tờ khai (doanh nghiệp có nợ quá hạn quá 90 ngày, doanh nghiệp tạm dừng hoạt động, giải thể, phá sản…). Nếu doanh nghiệp thuộc danh sách nêu trên thì không được đăng ký tờ khai và hệ thống sẽ phản hồi lại cho người khai hải quan biết.
4. Phân luồng, kiểm tra, thông quan
Khi tờ khai đã được đăng ký, hệ thống tự động phân luồng, gồm 3 luồng xanh, vàng, đỏ
4.1 Đối với các tờ khai luồng xanh
– Trường hợp số thuế phải nộp bằng 0: Hệ thống tự động cấp phép thông quan (trong thời gian dự kiến 03 giây) và xuất ra cho người khai “Quyết định thông quan hàng hóa”.
– Trường hợp số thuế phải nộp khác 0:
+ Trường hợp đã khai báo nộp thuế bằng hạn mức hoặc thực hiện bảo lãnh (chung, riêng): Hệ thống tự động kiểm tra các chỉ tiêu khai báo liên quan đến hạn mức, bảo lãnh, nếu số tiền hạn mức hoặc bảo lãnh lớn hơn hoặc bằng số thuế phải nộp, hệ thống sẽ xuất ra cho người khai “chứng từ ghi số thuế phải thu” và “Quyết định thông quan hàng hóa”. Nếu số tiền hạn mức hoặc bảo lãnh nhỏ hơn số thuế phải nộp, hệ thống sẽ báo lỗi.
+ Trường hợp khai báo nộp thuế ngay (chuyển khoản, nộp tiền mặt tại cơ quan hải quan….): Hệ thống xuất ra cho người khai “chứng từ ghi số thuế phải thu. Khi người khai hải quan đã thực hiện nộp thuế, phí, lệ phí và hệ thống VNACCS đã nhận thông tin về việc nộp thuế phí, lệ phí thì hệ thống xuất ra “Quyết định thông quan hàng hóa”.
– Cuối ngày hệ thống tập hợp toàn bộ tờ khai luồng xanh chuyển sang VCIS.
4.2 Đối với các tờ khai luồng vàng, đỏ
a. Người khai hải quan
– Nhận phản hồi của hệ thống về kết quả phân luồng, địa điểm, hình thức, mức độ kiểm tra thực tế hàng hoá;
– Nộp hồ sơ giấy để cơ quan hải quan kiểm tra chi tiết hồ sơ; chuẩn bị các điều kiện để kiểm thực tế hàng hoá;
– Thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ về thuế, phí, lệ phí (nếu có).
b. Hệ thống
(1) Xuất ra cho người khai “Tờ khai hải quan” (có nêu rõ kết quả phân luồng tại chỉ tiêu: Mã phân loại kiểm tra)
(2) Xuất ra Thông báo yêu cầu kiểm tra thực tế hàng hóa đối với hàng hóa được phân vào luồng đỏ hoặc khi cơ quan hải quan sử dụng nghiệp vụ CKO để chuyển luồng.
(3) Ngay sau khi cơ quan hải quan thực hiện xong nghiệp vụ CEE hệ thống tự động thực hiện các công việc sau:
– Trường hợp số thuế phải nộp bằng 0: Hệ thống tự động cấp phép thông quan và xuất ra cho người khai “Quyết định thông quan hàng hóa”.
– Trường hợp số thuế phải nộp khác 0:
+ Trường hợp đã khai báo nộp thuế bằng hạn mức hoặc thực hiện bảo lãnh (chung, riêng): Hệ thống tự động kiểm tra các chỉ tiêu khai báo liên quan đến hạn mức, bảo lãnh, nếu số tiền hạn mức hoặc bảo lãnh lớn hơn hoặc bằng số thuế phải nộp, hệ thống sẽ xuất ra cho người khai “chứng từ ghi số thuế phải thu” và “Quyết định thông quan hàng hóa”. Nếu số tiền hạn mức hoặc bảo lãnh nhỏ hơn số thuế phải nộp, hệ thống sẽ báo lỗi.
+ Trường hợp khai báo nộp thuế ngay (chuyển khoản, nộp tiền mặt tại cơ quan hải quan….): Hệ thống xuất ra cho người khai “chứng từ ghi số thuế phải thu. Khi người khai hải quan đã thực hiện nộp thuế, phí, lệ phí và hệ thống VNACCS đã nhận thông tin về việc nộp thuế phí, lệ phí thì hệ thống xuất ra “Quyết định thông quan hàng hóa”.
5. Khai sửa đổi, bổ sung trong thông quan
– Việc khai sửa đổi, bổ sung trong thông quan được thực hiện từ sau khi đăng ký tờ khai đến trước khi thông quan hàng hoá. Để thực hiện khai bổ sung trong thông quan, người khai hải quan sử dụng nghiệp vụ EDD gọi lại thông tin tờ khai xuất khẩu (EDA) trong trường hợp khai sửa đổi, bổ sung lần đầu, hoặc thông tin khai xuất khẩu đã được sửa đổi (EDA01) trong trường hợp khai sửa đổi, bổ sung từ lần thứ 2 trở đi.
– Khi đã khai báo xong tại nghiệp vụ EDA01, người khai hải quan gửi đến hệ thống VNACCS, hệ thống sẽ cấp số tờ khai sửa đổi và phản hồi lại các thông tin sửa đổi tờ khai tại màn hình EDE, người khai hải quan ấn nút “gửi” tại màn hình này, khi đó hoàn tất việc đăng ký tờ khai sửa đổi, bổ sung.
– Số của tờ khai sửa đổi là kí tự cuối cùng của ô số tờ khai. Số lần khai báo sửa đổi, bổ sung trong thông quan tối đa là 9 lần tương ứng với ký tự cuối cùng của số tờ khai từ 1 đến 9; trường hợp không khai bổ sung trong thông quan thì ký tự cuối cùng của số tờ khai là 0.
– Khi người khai hải quan khai sửa đổi, bổ sung tờ khai, thì tờ khai sửa đổi, bổ sung chỉ có thể được phân luồng vàng hoặc luồng đỏ (không phân luồng xanh).
– Các chỉ tiêu trên màn hình khai sửa đổi, bổ sung (EDA01) giống các chỉ tiêu trên màn hình khai thông tin xuất khẩu (EDA). Khác nhau là một số chỉ tiêu (sẽ nêu cụ thể tại phần hướng dẫn nghiệp vụ EDA01) không nhập được tại EDA01 do không được sửa đổi hoặc không thuộc đối tượng sửa đổi.
Cách thức thực hiện
Việc khai, tiếp nhận, xử lý thông tin khai hải quan, trao đổi các thông tin khác theo quy định của pháp luật về thủ tục hải quan giữa các bên có liên quan thực hiện thông qua Hệ thống xử lý dữ liệu điện tử hải quan;
Thành phần, số lượng hồ sơ:
– Thành phần hồ sơ:
+ Tờ khai hải quan xuất khẩu.
+ Các chứng từ đi kèm tờ khai (dạng điện tử hoặc văn bản giấy): theo quy định tại Điều 24 Luật Hải quan.
– Số lượng hồ sơ: 01 bản giấy hoặc điện tử.
Thời hạn giải quyết:
– Hệ thống phản hồi cho người khai hải quan ngay sau khi hệ thống tiếp nhận, công chức hải quan chấp nhận kết quả phân luồng/từ chối tờ khai trừ các trường hợp bất khả như nghẽn mạng, hệ thống đường truyền gặp sự cố…
– Thời hạn hoàn thành thành kiểm tra thực tế hàng hóa, phương tiện vận tải (tính từ thời điểm người khai hải quan đã thực hiện đầy đủ các yêu cầu về làm thủ tục hải quan theo quy định tại điểm a và điểm b khoản 2 Điều 23 Luật Hải quan):
+ Chậm nhất là 08 giờ làm việc đối với lô hàng xuất khẩu áp dụng hình thức kiểm tra thực tế một phần hàng hóa theo xác suất;
+ Chậm nhất là 02 ngày làm việc đối với lô hàng xuất khẩu áp dụng hình thực kiểm tra thực tế toàn bộ hàng hóa.
Trong trường hợp áp dụng hình thức kiểm tra thực tế toàn bộ hàng hóa mà lô hàng xuất khẩu có số lượng lớn, việc kiểm tra phức tạp thì thời hạn kiểm tra có thể được gia hạn nhưng không quá 08 giờ làm việc.
Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Tổ chức, cá nhân
Cơ quan thực hiện thủ tục hành chính:
– Cơ quan có thẩm quyền quyết định: Chi cục hải quan
– Người có thẩm quyền được ủy quyền hoặc phân cấp thực hiện: Không
– Cơ quan trực tiếp thực hiện thủ tục hành chính: Chi cục hải quan
– Cơ quan phối hợp (nếu có):
Kết quả thực hiện thủ tục hành chính: Quyết định thông quan hàng hóa
Lệ phí thường là: 20.000 đồng
Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai hành chính: Tờ khai hàng hóa xuất khẩu (mẫu HQ/2015/XK) và Phụ lục tờ khai hàng hoá xuất khẩu (mẫu HQ/2015-PLXK)
Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính:
Trước khi thực hiện thủ tục hải quan, người khai hải quan phải:
– Có chữ ký số được đăng ký;
– Đăng ký người sử dụng Hệ thống VNACCS/VCIS;
– Làm thủ tục để được cấp mã địa điểm tập kết hàng hóa xuất khẩu;
– Làm thủ tục cấp mã địa điểm kiểm tra hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu. Trường hợp doanh nghiệp không được công nhận địa điểm kiểm tra tại chân công trình, cơ sở sản xuất, nhà máy, doanh nghiệp phải đưa hàng hoá đến địa điểm kiểm tra tập trung để kiểm tra (áp dụng đối với các lô hàng được hệ thống VNACCS phân vào luồng đỏ).
Tài liệu đào tạo của Viện Logistics năm 2017
WHAT ARE CUSTOMS PROCEDURES?
Customs procedures are the necessary formalities that goods and means of transport must undergo in order to be imported into or enter a country, or exported from or leave the territory of a country.
Purpose
To enable the State to assess and collect taxes. This is an extremely important purpose and explains why so much time, effort, and human resources are devoted to carrying out these procedures.
To manage goods and ensure that goods entering or leaving the territory of Vietnam are not included in the list of prohibited items. For example, ivory, firearms, and narcotics cannot be imported into Vietnam, while antiques and wild animals cannot be legally exported from Vietnam through official channels.
Governing Legislation
Customs Law 2005; Customs Law 2014 (effective from January 1, 2015).
Decree No. 154/2005/ND-CP detailing the implementation of the 2005 Customs Law.
Circular No. 38/2015/TT-BTC providing guidance on customs procedures (replacing Circular No. 128/2013/TT-BTC and Circular No. 194/2010/TT-BTC).
Circular No. 22/2014/TT-BTC on electronic customs procedures (replacing Circular No. 196/2012/TT-BTC).
ELECTRONIC CUSTOMS DECLARATION PROCEDURE FOR EXPORT GOODS
Overview of the declaration and amendment process during customs clearance for export goods.
Export Information Declaration (EDA)
– Before registering an export declaration, the customs declarant shall declare export information using the EDA procedure. After completing all information fields on the EDA screen (109 fields), the customs declarant submits the information to the VNACCS system. The system automatically assigns a number, automatically generates information related to tax rates and names corresponding to the entered codes (for example, the importing country name corresponding to the country code, the exporting enterprise name corresponding to the enterprise code, etc.), automatically calculates indicators relating to customs value and taxes, and returns the results to the customs declarant on the Export Declaration Registration screen (EDC).
– Once the system assigns a number, the EDA export information declaration is stored in the VNACCS system.
Export Declaration Registration (EDC)
– Upon receiving the Export Declaration Registration screen (EDC) returned by the system, the customs declarant reviews the declared information and the information automatically generated and calculated by the system. If all information is confirmed to be accurate, it is submitted to the system for declaration registration.
– If any declared information is found to be inaccurate, the customs declarant must use the EDB procedure to recall the Export Information Declaration screen (EDA), make the necessary corrections, and repeat the above procedures.
Verification of Declaration Registration Eligibility
– Before allowing a declaration to be registered, the system automatically checks the list of enterprises that are not eligible to register customs declarations (enterprises with overdue debts exceeding 90 days, suspended enterprises, dissolved enterprises, bankrupt enterprises, etc.).
– If an enterprise belongs to the above-mentioned list, it will not be permitted to register a declaration, and the system will notify the customs declarant accordingly.
Channel Assignment, Inspection, and Customs Clearance
Once a declaration has been registered, the system automatically assigns one of three inspection channels:
Green Channel
Yellow Channel
Red Channel
4.1 Green Channel Declarations
– Where the payable tax amount is zero:
The system automatically grants customs clearance approval (within an estimated 03 seconds) and issues a “Customs Clearance Decision” to the customs declarant.
– Where the payable tax amount is greater than zero:
If tax payment is declared under a credit limit or guarantee arrangement (general or specific guarantee):
The system automatically checks the information relating to the credit limit or guarantee. If the available credit limit or guaranteed amount is equal to or greater than the payable tax amount, the system issues a “Tax Collection Record” and a “Customs Clearance Decision”. If the available amount is less than the payable tax amount, the system returns an error notification.
If immediate tax payment is declared (bank transfer, cash payment at the customs authority, etc.):
The system issues a “Tax Collection Record”. Once taxes, fees, and charges have been paid and the VNACCS system has received confirmation of payment, a “Customs Clearance Decision” is issued.
– At the end of the day, the system compiles all Green Channel declarations and transfers them to the VCIS system.
4.2 Yellow Channel and Red Channel Declarations
a. Customs Declarant
– Receives the system’s response regarding the channel assignment result, inspection location, inspection method, and level of physical inspection.
– Submits paper documents for detailed inspection by customs authorities and prepares conditions for physical inspection of goods.
– Fulfills all obligations relating to taxes, fees, and charges (if any).
b. The System
(1) Issues a “Customs Declaration” indicating the channel assignment result under the Inspection Classification Code field.
(2) Issues a Notice Requesting Physical Inspection of Goods for shipments assigned to the Red Channel or where customs authorities use the CKO procedure to change the inspection channel.
(3) Immediately after the customs authority completes the CEE procedure, the system automatically performs the following:
– If the payable tax amount is zero:
The system automatically grants customs clearance and issues a “Customs Clearance Decision”.
– If the payable tax amount is greater than zero:
Where tax payment is declared under a credit limit or guarantee arrangement:
The system automatically checks the relevant information. If the available credit limit or guaranteed amount is equal to or greater than the payable tax amount, the system issues a “Tax Collection Record” and a “Customs Clearance Decision”. Otherwise, an error notification is generated.
Where immediate tax payment is declared:
The system issues a “Tax Collection Record”. Once taxes, fees, and charges have been paid and confirmed by VNACCS, a “Customs Clearance Decision” is issued.
Amendment and Supplementary Declaration During Customs Clearance
– Amendments and supplementary declarations may be made after declaration registration and before customs clearance is completed.
– For the first amendment, the customs declarant uses the EDD procedure to recall the export declaration information (EDA). For subsequent amendments, the amended export declaration information (EDA01) is recalled.
– After completing the EDA01 declaration, the customs declarant submits it to VNACCS. The system assigns an amendment declaration number and returns the amended information on the EDE screen. By clicking “Submit”, the amendment registration process is completed.
– The amendment declaration number is represented by the final digit of the declaration number. Up to nine amendments may be made, corresponding to digits 1 through 9. If no amendment is made, the final digit is 0.
– Amended declarations may only be assigned to the Yellow Channel or Red Channel; they cannot be assigned to the Green Channel.
– The fields on the EDA01 screen are generally identical to those on the EDA screen, except that certain fields cannot be amended because they are either non-amendable or not subject to amendment.
Method of Implementation
The declaration, receipt, processing of customs information, and exchange of customs-related information among relevant parties are carried out through the Electronic Customs Data Processing System.
Dossier Components and Quantity
– Components:
Export Customs Declaration.
Supporting documents attached to the declaration (electronic or paper form) as prescribed in Article 24 of the Customs Law.
– Quantity:
01 paper dossier or electronic dossier.
Processing Time
– The system responds immediately after receiving the declaration and after customs officers accept the channel assignment result or reject the declaration, except in force majeure circumstances such as network congestion or transmission failures.
– Time limit for completing the physical inspection of goods and means of transport:
No later than 08 working hours for export shipments subject to partial physical inspection based on sampling.
No later than 02 working days for export shipments subject to full physical inspection.
Where a shipment subject to full inspection is large in quantity or involves complex inspection procedures, the inspection period may be extended but shall not exceed 08 additional working hours.
Entities Eligible to Carry Out Administrative Procedures
– Organizations and individuals.
Authorities Responsible for Administrative Procedures
– Competent authority: Customs Sub-Department.
– Authorized or delegated authority: None.
– Direct implementing authority: Customs Sub-Department.
Result of Administrative Procedure
– Customs Clearance Decision.
Fee
– Normally: VND 20,000.
Forms and Declaration Templates
– Export Goods Declaration (Form HQ/2015/XK).
– Export Goods Declaration Appendix (Form HQ/2015-PLXK).
Requirements and Conditions
Before carrying out customs procedures, the customs declarant must:
– Possess a registered digital signature.
– Register as a user of the VNACCS/VCIS System.
– Complete procedures to obtain an export goods gathering location code.
– Complete procedures to obtain an import/export goods inspection location code. If the enterprise is not recognized as having an inspection location at its construction site, production facility, or factory, it must transport goods to a centralized inspection location for inspection (applicable to shipments assigned to the Red Channel).
Source: Vietnam Logistics Institute (VLI) Training Materials, 2017.
