GỬI HÀNG ĐI MỸ CẦN CHUẨN BỊ GIẤY TỜ GÌ? HƯỚNG DẪN CHUẨN BỊ HỒ SƠ TỪ A-Z

Khi gửi hàng đi Mỹ, các giấy tờ cơ bản cần chuẩn bị gồm thông tin người gửi, thông tin người nhận, vận đơn hoặc phiếu gửi hàng. Tùy thuộc vào loại hàng hóa, mục đích gửi cá nhân hay thương mại và yêu cầu kiểm soát nhập khẩu của Hải quan Hoa Kỳ, lô hàng sẽ cần bổ sung thêm các hồ sơ gửi hàng đi Mỹ như Hóa đơn thương mại, Phiếu đóng gói, chứng nhận xuất xứ hoặc giấy phép chuyên ngành.

1. Các thông tin và giấy tờ cần chuẩn bị khi gửi hàng đi Mỹ

Khi thực hiện thủ tục gửi hàng đi Mỹ, tùy theo tính chất kiện hàng là quà biếu cá nhân hay hàng hóa kinh doanh, người gửi cần chuẩn bị các thông tin liên hệ và các loại giấy tờ như vận đơn, Hóa đơn thương mại, Phiếu đóng gói hàng hóa để phục vụ quá trình khai báo hải quan.

(hình 1)

1.1. Thông tin cơ bản đối với hàng gửi cá nhân

Đối với các mặt hàng thông thường khi gửi đi Mỹ cho người thân, bạn bè, người gửi chỉ cần cung cấp đầy đủ các thông tin cơ bản sau:

• Thông tin người gửi: Họ và tên, số điện thoại liên hệ, địa chỉ lấy hàng.
• Thông tin người nhận tại Mỹ: Họ và tên đầy đủ, số điện thoại liên hệ và địa chỉ nhận hàng cụ thể tại Mỹ (số nhà, tên đường, thành phố, tiểu bang, mã bưu chính Zip Code).
• Thông tin hàng hóa và Phiếu gửi hàng: Kê khai rõ tên mặt hàng, số lượng và giá trị ước tính để đơn vị vận chuyển lập vận đơn/phiếu gửi hàng.

1.2. Chứng từ hải quan và giấy phép phát sinh theo loại hàng

Đối với lô hàng thương mại, hàng số lượng lớn hoặc các mặt hàng đặc thù chịu sự quản lý của cơ quan chức năng Hoa Kỳ, bộ hồ sơ gửi hàng đi Mỹ cần bổ sung thêm các giấy tờ chuyên ngành sau:

• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Chứng từ thể hiện thông tin bên gửi, bên nhận, mô tả hàng hóa, đơn giá và tổng giá trị lô hàng làm căn cứ khai báo hải quan.
• Phiếu đóng gói (Packing List): Bảng kê chi tiết số lượng kiện hàng, quy cách đóng gói, trọng lượng tịnh (Net Weight), tổng trọng lượng (Gross Weight) và kích thước kiện hàng.
• Chứng từ vận chuyển / Vận đơn (Bill of Lading): Chứng từ xác nhận hợp đồng vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không hoặc đường biển.
• Tờ khai hải quan và Chứng nhận xuất xứ (C/O): Áp dụng cho hàng xuất khẩu thương mại hoặc lô hàng cần chứng minh nguồn gốc xuất xứ từ Việt Nam.
• Giấy phép chuyên ngành (FDA, MSDS): Chứng nhận FDA bắt buộc đối với thực phẩm, dược phẩm, mỹ phẩm; Bảng chỉ dẫn an toàn hóa chất (MSDS) áp dụng cho hàng chất lỏng, dạng bột hoặc thiết bị có pin.

Lưu ý: Người gửi cần kê khai trung thực tên hàng và giá trị thực tế trên bộ hồ sơ gửi hàng đi Mỹ để quá trình thông quan diễn ra thuận lợi, tránh rủi ro hàng bị giữ lại kiểm hóa hoặc tịch thu do sai lệch thông tin.

2. Bảng tổng hợp các loại giấy tờ cần thiết khi gửi hàng đi Mỹ

Bảng dữ liệu dưới đây tóm tắt các loại giấy tờ mà người gửi hàng đi Mỹ cần cung cấp và chứng từ đi kèm theo từng nhóm mặt hàng phổ biến:

Lưu ý: Khách hàng cá nhân khi sử dụng dịch vụ gửi hàng đi Mỹ chỉ cần cung cấp thông tin người gửi, người nhận và danh sách mặt hàng, đơn vị vận chuyển sẽ hỗ trợ lập Hóa đơn thương mại và Phiếu đóng gói theo đúng quy chuẩn.

3. WorldLink Express hỗ trợ thủ tục và giấy tờ gửi hàng đi Mỹ

Việc tự chuẩn bị các chứng từ gửi hàng đi Mỹ như Hóa đơn thương mại, Phiếu đóng gói hay khai báo FDA thường gây nhiều bỡ ngỡ cho người gửi lần đầu. Khi lựa chọn dịch vụ gửi hàng đi Mỹ trọn gói tại WorldLink Express, khách hàng được hỗ trợ toàn diện các hạng mục hồ sơ gửi hàng đi Mỹ sau:

• Tư vấn và kiểm tra điều kiện hàng hóa: Tư vấn điều kiện nhập khẩu và rà soát danh mục hàng được phép gửi trước khi nhận.
• Hỗ trợ lập bộ chứng từ từ A-Z: Hỗ trợ soạn Hóa đơn thương mại, Phiếu đóng gói và phát hành vận đơn.
• Xử lý giấy phép chuyên ngành và hải quan: Hỗ trợ khai báo FDA, MSDS và làm trọn gói thủ tục hải quan hai đầu Việt Nam - Hoa Kỳ.
• Đóng gói và hoàn thiện nhãn mác chuẩn quy định: Hỗ trợ hút chân không, đóng thùng đúng quy cách và dán tem nhãn phụ tiếng Anh.
• Vận chuyển nhanh bao thuế và theo dõi minh bạch: Thời gian bay từ 3 đến 5 ngày, bao thuế nhập khẩu, giao tận nơi và có mã theo dõi hành trình.

Để được hướng dẫn thủ tục gửi hàng đi Mỹ nhanh chóng và chính xác nhất, quý khách vui lòng liên hệ WorldLink Express hoặc gọi Hotline 1900 3050 - 0931 835 676.

4. Câu hỏi thường gặp khi chuẩn bị giấy tờ gửi hàng đi Mỹ (FAQ)

4.1. Gửi hàng đi Mỹ cho cá nhân có phải tự lập Hóa đơn thương mại và Phiếu đóng gói không?

Không. Khách hàng cá nhân khi muốn gửi hàng đi Mỹ chỉ cần cung cấp thông tin người gửi, người nhận và danh sách mặt hàng, đơn vị vận chuyển sẽ hỗ trợ lập Hóa đơn thương mại và Phiếu đóng gói theo đúng quy chuẩn.

4.2. Gửi thực phẩm, mỹ phẩm đi Mỹ làm sao để có giấy chứng nhận FDA?

Khi đăng ký dịch vụ gửi hàng đi Mỹ trọn gói tại các đơn vị vận chuyển quốc tế, công ty vận chuyển sẽ đại diện thực hiện thủ tục khai báo mã số FDA trong bộ hồ sơ gửi hàng đi Mỹ cho kiện hàng thực phẩm, mỹ phẩm trước khi xuất cảnh.

4.3. Tại sao trên phiếu gửi hàng đi Mỹ cần ghi chính xác mã bưu chính (Zip Code)?

Hệ thống phân loại bưu phẩm và giao nhận tại Hoa Kỳ hoạt động tự động dựa trên mã Zip Code của từng khu vực. Việc cung cấp chính xác mã Zip Code và số điện thoại người nhận được đơn vị vận chuyển báo giá chính xác hơn, đồng thời giúp kiện hàng được định tuyến đúng tiểu bang, giao tận tay nhanh chóng và tránh phát sinh phí sai địa chỉ.

4.4. Người nhận tại Mỹ có cần chuẩn bị giấy tờ gì để nhận hàng không?

Đối với dịch vụ gửi hàng đi Mỹ trọn gói bao thuế, mọi thủ tục gửi hàng và thông quan nhập khẩu đã được xử lý hoàn tất, người nhận chỉ cần nhận hàng tại địa chỉ đăng ký mà không cần bổ sung giấy tờ.

4.5. Khai báo thiếu hoặc sai tên hàng trên giấy tờ gửi đi Mỹ có sao không?

Khai báo sai lệch tên hàng hóa trên hồ sơ gửi hàng đi Mỹ so với thực tế kiểm tra sẽ khiến lô hàng bị cơ quan hải quan giữ lại, kéo dài thời gian xử lý thủ tục gửi hàng đi Mỹ hoặc bị tịch thu tiêu hủy nếu vi phạm quy định nhập khẩu của Hoa Kỳ.

WorldLink Express – hỗ trợ tư vấn, đóng gói và vận chuyển hàng đi Mỹ theo đặc điểm từng lô hàng.

📞 Hotline: 1900 3050
📲 Zalo/Call/WhatsApp: 0931 835 676
🏠 Kho TP. HCM: Kho D36, đường C2, phường Bảy Hiền
🏠 Kho Hà Nội: 168 Hồng Đô, phường Nam Từ Liêm